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如何做好时间管理

20
05月

如何做好时间管理

文/三公子

时间管理,N多人都写过这方面的工具书,以前由水湄在豆瓣上发起的“记事本”活动就是非常好的时间管理模式。我想,应该会有很多朋友在参与“记事本”活动后,在自己的时间掌控方面有了提升。当然,我猜的啊!

我接触的最早一本时间管理的书,是现在据传拥有国内最多比特币的李笑来老师那本《与时间做朋友》,题目挺好玩,但是副标题更加切题——“运用心智,获得解放”。

时间管理的最终指向是什么,获取更好的生活,更自由的精神世界。

其他方面比较好的书当然还有大名鼎鼎的“高效人士的7个习惯”之类,顺着豆列会找到很多上星级的书,基本过三四本就可以明白“时间管理”的基本原则。

这个道理跟看“理财”书很类似。市面上理财书籍种类纷繁,但除却那些高端大气上档次的专业投资书籍外,基础理财图书无非都在传递“开源节流”的基础方法。

实际上,仔细想想,时间管理也好,理财也好,读书学习考试也好,追究根底,这都是一种自我管理,将“计划和纪律”渗透到学习生活工作的方方面面,实践得好,怎么滴也会有一些成绩。

比如“计划和纪律”让我考研390+,“计划和纪律”让我在理财的道路上越走越明白,“计划和纪律”让我在工作中很少出岔子,“计划和纪律”让我在工作消沉2年后重新回归学习道路,甚至“计划和纪律”让我坚持写《我在事业单位的岁月》50个月。如果没有这两者,我想,现在的我应该已经是一个平日宅在家里,灰头土脸,邋里邋遢,工作处处处于下风,对未来毫无想法,对当下毫无掌握,对自己超没有自信,最终只能成为父母意愿的懦弱执行者,无论在财务还是在婚姻上都没有啥发言权的超级可怜虫,还是个胖子!妈呀,想想,惊出一身冷汗,幸好,没走成这条路。

【最重要的原则:计划和纪律】

很多技能后天培养起来比较容易,不过计划和纪律这东西,除了自小打下的良好基础外,后天培养起来简直就是天人交战,内心憧憬美好的你VS现实邋遢不忍直视的你。倘若因为某种生存的刺激而努力培养起这种习惯,那么崭新的自己就会出现。当然,这需要很多的努力。

说说我自己,我自认“计划和纪律”这事情有一半来自父母的以身作则,一半来自从小养成的习惯。

(一)、
我爹妈是做事情极其系统的人,他们习惯做准备。自小,无论是工作还是家庭生活,无论是何种年代,我从未见过“混乱”的场面。打个比方,每年过年的准备工作,老妈都会提前两个月开始拿着她的小本本做记录,想着未来两个月要为全家置办哪些新的衣物,要准备哪些年货,要干洗湿洗哪些物件,要有多少事情外包给别人,要在正月里走访哪些亲戚和朋友,要准备多少的基本资金和备用资金,诸如此类,每年都会重复一遍。我常常调侃她,做了这么多年,总归也记得了。老妈坚持认为笔记远胜过脑筋,而且每年会有一些特殊情况出现,到时候一慌,后面就有很多麻烦。

我记得老妈曾经跟我说过一件事情,80年代初期她跟老爹刚结婚,两个人商量每个月都要存下10元,雷打不动的规矩。结果有一年年初,我舅舅自己做主买了一辆自行车送过来,120元的价格,东西送来了,必须要付钱。当时银行利息很高,老妈舍不得取出来,只能想法子借。好不容易把钱凑给了舅舅,她跟我老爹就傻眼还钱的事情。拥有自行车的那一年过的惨兮兮,每个月的钱都不够花,吃了好几个月的咸菜馒头。每月的工资不能存那10元,同时还要从生活费中挤出一部分还债。

从那以后,我爹妈再也不愿意让自己陷入这种被动的财务状况。用妈妈的口头禅来解释就是,“晴天防阴天,饱汉要知饿汉饥”。我不清楚这是否是俚语,但我明白其中的道理,无论自己手头多么宽裕,总要预留足以应付突然到访的穷困时刻。这就跟我后来学习投资时,接触到的那个著名的词条——“安全边际”。

老外写的多新颖,却敌不过老百姓最最实在的生活体会。

如果“自行车”事件让我爹妈知晓了“突发事件”的杀伤力,那么后来国企破产,收入归于零的时代,充分体现出他们“晴天防阴天”的生活理念。试想想,如果在国企经济效益非常好的时候,他们大手大脚挥霍,当面临破产下岗的时候,他们绝对不可能那么从容地度过难关,守得云开见月明。在我的记忆里,或许从小到大我家的生活就非常有“度”,即便在经济最紧张的年代,我从未有过“过山车”般的生活感受。

而今,我常常跟小X讨论开支的问题,我们一致的观点是,我们只会将开支控制在自己能掌控的范围,收入多的时候,稍微将开支放宽裕一点,收入少的时候,稍微将开支收紧一点,不会让自己过于亏待自己而到年底大发泄。一切都在掌控中,对当下的生活才会有那种“从容感”。

这也是为何,我每每看到身边一些人,一会儿紧巴巴的恨不得吃咸菜度日,顶着“我好穷”把自己弄得邋里邋遢,一会儿又急吼吼的拿着年终奖冲入高档购物中心狂刷卡,嚷着“我要好好犒赏自己”,让卡上的一切数字急速归零,光鲜亮丽的生活了几周后,又开始遁入上一种生活模式,周而复始,恶性循环。说真心话, 我很不喜欢这类人。

生活是需要仔细呵护的,不是用冲动去肆意折磨,那是对自己人生的极度不尊重。

(二)、
我老爹是个做事情极其有条理的人,任何去过他办公室的人都会感叹,天啊怎么能这么整齐。这一点跟我老妈做家务绝对有一拼。他办公室的书橱里从来不会看到大书摞小书,也不会看到不相关类别的书放在一起。书桌抽屉拉开,一切制图工具整齐码列好。每一套图书都会包上书皮,装入具体的文件盒中,贴上时间内容标注。这些工作他不会让技术员处理,绝对亲力亲为。

我常常会想起小时候,每个学期开学典礼后,老爹会坐在书桌前给我包书皮,写名字。再给我削好铅笔,套好笔套,在文具盒中码得整整齐齐。然后把课本和作业本分门别类的放在我的书包里。其实,读大学之后,我会本能的做那些收拾书桌,整理随身包包的事情,或许也源于从小的耳濡目染吧。

(三)、
当然,除了他们的以身作则,小时候老爸也常常会规范我的一些习惯。

比如,刚开始学写作文,我需要在纸上打草稿,小孩子常常会在白纸上乱写一通,横七竖八。身边有些同学更愿意用横条纸,这样就不会写的到处乱跑。但我一开始就是用A4白纸写作文,刚开始老爸会没事给我用铅笔在纸上打上浅浅的横线,等我慢慢写的不那么乱后,开始不打虚线,让我自己控制行距。后来,我喜欢在白纸上写文章,打草稿,从来都是规规矩矩,横是横,竖是竖。再后来,等我工作后,如需手写,我常常都是拿来A4,直接开写,很少需要返工。这就类似我之前的一个领导总是能够在吃饭席间,花10分钟写出个漂亮的发言稿。熟能生巧!

后来学习写字,我不爱练字帖,总觉得哪种方式有点泯灭人性,为什么我要写成别人的样子。但是小孩子如果字写的很难看,我那个写字极其漂亮的老爹无法容忍。好在,写字这东西有一点遗传的因素,我自小出手就不差,到了三四年级,老爹就跟我说,你上学就看身边的同学,或者老师的字,如果看到好看的,就吸取别人的长处,用到自己的书写上。这样等你长大了,字就比很多人要棒。小的时候,学习那些哥哥姐姐,如今,身边依旧会有很多值得我学习的前辈,所以,养成好习惯,会受益匪浅。

【如何做计划——倒叙方式】

在“记事本”活动在豆瓣如火如荼那会,我并没有参与,不是因为对活动不感兴趣,而是“记事本”早已深入骨髓,它已经是一个跟吃饭睡觉同性质的作息习惯,而非一个需要培养的新习惯。

“记事本”对我帮助最大的时刻,就是考研。我记得自己决定参加研究生考生时是在3月,大体估算下11个时间来做准备。这期间要刨去辅导班的时刻,还要刨去日常功课的时间,能留下多少?

我当时的计划是以“倒叙方式”,解释起来很容易:

1、时间估算:我以来年1月份考试作为终点,往回倒叙计算,整个准备过程需要11个月,但1月份不能算数,那么只有10个月用来复习。

2、分阶段划分时间:依旧倒着规划,我希望在12月-1月上中旬用45天时间进行最终冲刺训练;我希望在9月-11月用90天的时间进行第三遍查缺补漏训练;我希望在6月-8月用90天的时间进行强化训练;我希望用3月-5月上完辅导班,进行完基础复习。

3、时间区域划分好,那么进行阶段规划:基础复习阶段需要完成政治、英语和专业课中知识的梳理,对老师授课的内容进行第一遍的复习,对需要记忆的基础知识进行第一遍的背诵;强化训练阶段进行第二轮和第三轮的复习;查缺补漏阶段在复习的过程中加以部分真题的练习,及时发现自己的弱项,进行专项复习;最后冲刺阶段,完全模拟考试环境,做完一整套试卷,花3-5天的时间进行全面分析纠错,之后再进入下一套的模拟中。整个过程是可以视自己的进度调整,倘若复习进度快,个人实力高,很可能第三阶段和第四阶段会合并。

4、在阶段规划做完后,就可以做月度计划,之后再进入周计划,最后是每天的日常作息计划。

再大再难,看上去再遥远的计划,将它彻底拆分,变成季度、月度,直至每日需要完成的计划时,才发现,原来也只是小菜一碟。

我们常常会惧怕计划的庞大身躯,却忽视了自己聚沙为佛塔的本事!

反着看问题,倒着做计划!

时至今日,我依旧会制定计划,但这些计划多半跨度都比较长,常常是三年或者五年的计划,准备起来没有曾经读书时刻的急迫感,所以做起来难免会有一些小的松懈,这也是当下我要反省的。

【贯彻计划】

中国人常说,要注意事情轻重缓急,这四个字非常准确地描述了日常生活工作会遇到的各类事情。什么事情重要,什么事情紧迫,什么事情可以放一放,什么事情可以交由他人去做。

有时候我们常常跟朋友抱怨,为什么自己忙了一天却不知道自己做了什么,为什么单位就自己忙的跟个鬼一样,为什么做事情总是找不到重点,为什么做的多错的多。事实上,如果明白“轻重缓急”的性质就会明白那些“为什么”。

轻重:领导交代的事情,跟自己职位相关的事情,做不了会被炒鱿鱼的事情,做不好会影响自己下一步工作计划的事情,这类都可以算是重要的事情。反之,对自己的职位、未来工作性质影响不大,或者说日常一些零碎的琐事,都可以算做次要的事情。

缓急:今天早中晚必须要完成的,这一两天内必须要完成的,是为急;还有个几天,甚至十几天等等期限的任务,是为缓。

道理人人都懂,但做起事情来常常会败于“拖延”和“慌乱”。

即便我,在面临陌生的工作时,也会在一两个月中陷入无所适从的时刻,无论是初入大学,刚进研究生院,或者进入职场,都是浑浑噩噩,战战栗栗。

【我的职场时间管理】

举个最真实的例子,在两年前,我的同事小P回家休产假,我办公室的所有事情都有我自己承担下来,当时还觉得自己挺了不起的,一口应承了那么多任务。可真正做起来才发现,手忙脚乱。我的工作性质跟小P的工作性质完全不同,简单说,我只负责写,而她需要应承很多琐事。

我清楚的记得,最初两周时间,办公室的沙发上总是堆着乱七八糟的文件,电脑里的工作群分分秒秒都在跳跃,动不动要有一些打印和复印的工作,偶尔还需要出门跑路送文件,我已经忙乱到想跑回家玩失踪的地步。

然而,压力面前,强者会将其转化为动力。我不愿意做一个弱者,别他人耻笑,那么只有自己想办法解决困境。刚开始我用最傻瓜的方式来处理,沙发上常常排着一堆一堆的文件。但这种日子总不能一直如此。文件堆的山高,办公桌上的便签条贴的到处都是,无论怎么赶工,来的事情总比做完的事情多。每天忙到下班,累的腰酸背痛,定心一想,今天做了哪几件事情,却什么都想不起来。

我心里清楚,笨办法之所以叫做“笨办法”,那是因为笨蛋才会这么做。我开始找相关的书来看,学习如何管理职场时间。

1、制定每日工作计划
每天开始工作前,我会提前半小时到单位,先列出今日需要完成的工作计划,分清楚工作任务的轻重缓急,贴在最醒目的位置,按照计划逐项完成,完成一项,用标记笔在任务处标示“完成”

2、办公室进行大清理
之前同事处理工作琐事,很多文件整理的非常好,分门别类放在固定的地方。但我自己接收后,常常将一些文件跟杂志报纸堆放在一起,一摞东西里,夹杂着各类乱七八糟的东西,找起来非常麻烦。最开始我甚至希望能够在每份文件上贴一个检索标记,要找什么,按个遥控器自动蹦出来。
后来,无奈之下,只能整理办公室,将平日里不用的杂志和报纸,以及书籍等等放到办公室的书柜中,从仓库拿来好几个文件夹和文件盒,贴好标识,排放在办公室的桌面上。

3、自己的办公室也需要及时清理
以前我的办公桌上会时常冒出一些小玩意,也会有很多茶叶、牛奶咖啡和营养品,偶尔放点盆栽,再大的办公室被这些东西一挤,都不会留出多大的办公用地。
我开始找了一个大盒子,将这些吃喝玩乐的物件码放其中,放在办公室角落的桌子上,将自己的办公空间清理干净,这样如果短时间内收到一大堆的文件,我可以很从容的摆放在面前,而不用摞起来。

4、文件夹用处大
我给自己准备了五个文件夹,四个文件袋,四个文件盒。每个文件夹标注好周一到周五,每一个文件袋标注为“第一周”、“第二周”、“第三周”、“第四周”。文件盒标注为“第一季度”、“第二季度”、“第三季度”和“第四季度”。
具体操作很简单,当日的文件处理完成后放置在当日的文件夹内。当一周工作结束后,这一周的所有处理文件会装订起来,放置在文件袋中,等四周结束,将四个文件袋的内容整理后,放置在“第一季度”的文件盒中。
这种处理办法最大的好处是,写半年总结或者全年总结的时候,相当方便。

5、关掉不相关的网站
我唯一庆幸的地方是,我不是个“拖延症”者,拿到工作任务的第一反应是“做”,而不是东逛逛,西晃晃。在完成工作任务的当头,我会关掉任何分神的网站,跟自己说,做完再刷屏,做完再扫电影资讯。

6、学会说“不”,给重要的事情让路
工作量变大的另一个原因在于,很多本应该让其他人做的事情也夹杂着进入我的办公室。当初同事小P愿意做好人,一些细碎的事情就应承下来,而今我接手,我并不愿意一直充当老好人,明明很多是其他部门分内事,但是他们偷懒,我就要加班,而完成的工作并不算在我的职责分内,这不是摆明了告诉别人,我是傻瓜吗。所以,说“不”是职场必须学会的能力。将其他人的工作从自己的计划表中剔除,将时间结余出来做好自己的事情,这才是正事。

7、不用万事亲身躬行
办公室的事情很杂,但如果理顺了,会发现,很多事情可以分派到其他部分合力完成,特别是一些需要跨部分完成的工作任务并不需要自己万事负责到底,只需要跟其他部门的同事分配好工作,安排好时间表后,按时按点进行整合即可。

渐渐,我开始发现沙发上不再是一堆乱七八糟的资料,办公桌上的文件条理清楚,分门别类。每日用在处理工作的时间在慢慢减少,很多时候,我只需要一个早晨就能够处理完全天的工作。而通过部门合作,会极大的减轻我自己的工作量。

瞧,这就是做好规划,管理好时间的好处。

【你我的目标】

前几天跟一个富婆朋友聊天聊到目标的事情,我很早之前看过哈佛大学的一个调查,上面说27%的人没有目标;60%的人目标模糊;10%的人有着清晰但比较短期的目标;其余3%的人有着清晰而长远的目标。25年后, 3%的人几乎都成为社会各界的成功人士;10%的人大都生活在社会的中上层;60%的人生活在社会的中下层;剩下27%的人在抱怨他人,抱怨社会,也抱怨自己。

我跟富婆说,我知道我不是那个27%的人,也努力不让自己成为60%中的一者,我现在是10%的一群人,我希望自己可以成为那个3%。我努力的工作和生活,给自己制定未来5年的计划,我积极向正面的事情汲取能量,也主动地通过那些负面事情进行生活反思。我希望在25年后,自己可以跟骄傲的跟下一代,甚至下下一代说,我从未为自己的人生感到遗憾。

我也希望,我的下一代(虽然现在连一起培育下一代的某男士都没遇到)也是如此的人,TA也要努力让自己成为那个10%,继而成为3%。努力做一个真正的自己,拥有不同于其他人的精彩人生。无论将来他的志向在何处,只要他是一个有爱心有责任心勇于担当不轻言放弃的人,我都为此骄傲。咦,奇怪,怎么撤了这么遥远,哈哈哈哈。

PS:其实这篇文章拖了很久,在很早前的帖子里,我答应过一个豆友,写一点关于“时间规划”文章。可是这两个月来重心在其他地方,一直没法定心写。好在,这个周末终于可以定心在家窝上两天,赶紧把答应别人的事情完成。

但彻底写完后,我觉得这篇文章已经不是单一“时间管理”的文章,里面不知道为何跑进去很多其他的“想法”,算了,我也懒得改了。

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  • 文章编辑:XieJie.Me
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  • 发布日期:2014年05月20日
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